Ansaldo STS
Ansaldo STS è una società leader nella progettazione, realizzazione e gestione di sistemi e servizi di segnalamento e di supervisione del traffico ferroviario e metropolitano.
Ansaldo STS, alla fine del 2008, ha deciso di sviluppare un progetto di Unified Communication & Collaboration con il supporto di BT (British Telecom). L’idea è nata in seguito alla ristrutturazione societaria che ha coinvolto l’azienda e che ha portato ad un accorpamento delle otto aziende in diversi Paesi che costituivano Ansaldo. La neocostituita società, Ansaldo STS, è oggi un’organizzazione globale in cui le otto società del Gruppo si trovano a collaborare attivamente a progetti internazionali. L’esigenza di maggior collaborazione e condivisione del know how tecnico posseduto dalle persone porta all’introduzione di questo progetto di Unified Communication & Collaboration. Prima di intraprendere il progetto è stata fatta una duplice analisi: da un lato è stata effettuata una valutazione degli asset (tecnologie, competenze) delle aziende del Gruppo nei diversi Paesi, dall’altro è stato realizzato uno studio del Return on Investment (ROI) di progetti analoghi implementati da aziende simili ad Ansaldo STS come dimensione, fatturato e presenza sul territorio, che tenesse conto di tutti i benefici apportati dal progetto.
Nella strategia di adozione della Unified Communication & Collaboration Ansaldo STS ha preferito una soluzione di acquisizione del servizio dall’esterno all’alternativa di sviluppo interno, per due motivi: l’ambito IT non rappresenta il core business dell’azienda e l’acquisizione di asset in ambito IT richiede competenze specifiche e un rinnovamento periodico degli apparati. La roadmap di adozione ha previsto dapprima l’introduzione di apparati di live collaboration (ossia apparati di videocomunicazione evoluta) per procedere poi, in un secondo momento, con l’implementazione di applicazioni e strumenti a supporto della comunicazione aziendale. Ansaldo STS ha scelto di utilizzare un approccio che prevede la diffusione graduale degli strumenti di Unified Communication & Collaboration articolata in quattro fasi.
La prima fase, iniziata a giugno e terminata a fine luglio 2009, ha avuto come obiettivo l’introduzione di sei apparati di Telepresence negli uffici degli Executive collocati in diversi Paesi, e di un sistema centralizzato di gestione delle videoconferenze (completo di MCU, IP/ISDN Gateway, funzionalità di NAT Traversal, funzione di regia, etc.) associato ad un sistema di assistenza H24.
La seconda fase, iniziata a settembre e terminata a fine ottobre 2009, ha portato al roll-out di tutti gli endpoint esistenti (circa 40) con apparati in HD di ultima generazione, e all’introduzione di nuove connessioni IP in luogo delle tradizionali linee ISDN.
La terza fase, iniziata a novembre, riguarderà la procedura di prenotazione delle videoconferenze: al termine di questa fase sarà possibile effettuare la prenotazione di una sessione video attraverso gli applicativi di posta elettronica, al fine di avere visibilità sul calendario delle videoconferenze programmate per poterle gestire in maniera ottimale.
L’ultima fase del progetto prevederà l’introduzione di una piattaforma per la Web Collaboration con sistemi di calendari condivisi, Instant Messaging e sistemi per la gestione della presenza e per il coediting documentale. Per introdurre al meglio questa piattaforma è stato avviato un processo di assessment (che si concluderà a fine novembre) per comprendere quali siano le funzionalità più utili nel supportare la vita lavorativa. Questa analisi ha coinvolto una trentina di utenti ritenuti significativi su base mondiale, selezionati secondo criteri di differenziazione che tengono conto dell’area geografica e della funzione di appartenenza. Una volta conclusa questa fase di valutazione si inizierà ad introdurre la piattaforma di collaborazione tramite un progetto pilota che coinvolgerà prima circa 200 utenti e poi, nel corso del prossimo anno, potrà essere estesa potenzialmente a tutti i dipendenti dell’azienda.
Analizzando l’impatto sui processi e sulle risorse, ci si attende che Ingegneria e Ricerca&Sviluppo possano essere le funzioni che trarranno maggiore beneficio dall’introduzione di strumenti e applicazioni di Unified Communication & Collaboration. Infatti migliorando la collaborazione tra le persone e rendendo le comunicazioni più efficienti ed efficaci è possibile allocare ad un progetto in qualunque parte del mondo la migliore squadra possibile in termini di competenze, indipendentemente dall’area geografica di provenienza. La videoconferenza può essere inoltre utilizzata all’interno di alcuni processi aziendali come ad esempio l’assistenza post vendita, che il più delle volte deve essere fatta a distanza: la presenza di uno strumento così preciso permette di rendere più efficace la comunicazione e facilitare il lavoro dei tecnici.
Il progetto di Unified Communication & Collaboration ha avuto in azienda un elevato livello di sponsorship da parte del Top Management, grazie anche al coinvolgimento attivo sin dalle fasi iniziali del progetto di alcuni Executive, che hanno potuto verificare personalmente la qualità e gli impatti degli strumenti utilizzati apprezzando i concreti benefici.
Ansaldo STS per promuovere e favorire l’utilizzo nelle diverse sedi della nuova soluzione ha avviato un ricco piano di training session e una serie di iniziative di comunicazione che coinvolgono la newsletter aziendale, la comunicazione all’interno delle sale di videoconferenza e iniziative quali gli open day, che vedranno all’interno delle sale di videoconferenza uno specialista che inviterà i visitatori a familiarizzare con la tecnologia del videoconferencing.
Colacem
Colacem è una società operativa nel settore della produzione del cemento e presente in gran parte del territorio italiano con dieci unità produttive e tre terminal portuali. Con un fatturato 2008 superiore ai 610 milioni di Euro, Colacem e le società controllate hanno una quota di mercato pari al 14% della produzione nazionale. L’azienda ha diverse sedi nel mondo - impianti in Tunisia, nella Repubblica Dominicana, in Albania e in Spagna – e in Canada.
Per Colacem il tema della Unified Communication & Collaboration è considerato un’importante leva organizzativa e tecnologica per offrire risposte efficaci alle esigenze di business. Il Top Management ha dimostrato una forte sensibilità verso i temi della collaborazione, proprio per questo motivo l’azienda ha deciso di avviare un progetto di introduzione di Servizi applicativi a supporto della collaborazione e comunicazione tra le persone, scegliendo come principale partner tecnologico Cisco.
Colacem ha una struttura molto centralizzata e la funzione IT si occupa di fornire supporto a tutte le consociate nel mondo dalla sede centrale di Gubbio. L’introduzione di soluzioni di Unified Communication & Collaboration in Colacem fa parte di un progetto più ampio che prende il nome di PING (Preparing Infrastructure to the Next Generation) e che si è appena concluso. Le esigenze che hanno portato alla realizzazione di questo progetto sono diverse, tra cui la necessità di realizzare una nuova infrastruttura di rete, l’ampliamento dell’infrastruttura VoIP, la creazione di un nuovo portale Web realizzato con tecnologie tipiche del Web 2.0, ed in generale fare fronte alle crescenti esigenze di comunicazione e collaborazione dovute all’espansione e internazionalizzazione del gruppo.
L’iniziativa prevede in primo luogo la riorganizzazione di tutta l’infrastruttura di rete aziendale di Colacem, ormai obsoleta, e l’integrazione di tutti i servizi di comunicazione unificata con la Intranet aziendale, realizzata con funzionalità tipiche del Web 2.0. Il primo passo per Colacem è stato quello di implementare le funzionalità di Unified Communication & Collaboration all’interno dell’azienda, integrandole con l’infrastruttura di rete e con il portale.
L’introduzione dei strumenti di Unified Messaging ha permesso ai dipendenti di usufruire di tutti i vantaggi derivanti dall’utilizzo dei nuovi servizi di comunicazione e collaborazione unificata, come ad esempio la messaggistica istantanea, la possibilità di effettuare telefonate VoIP anche tramite softphone e di visualizzare lo stato di presenza di altri utenti anche all’interno del portale. Inoltre questi strumenti trovano un’utile applicazione nei processi di formazione a distanza per le persone che si trovano a lavorare in siti remoti.
Attraverso questo progetto di Unified Communication & Collaboration è stato possibile ottenere benefici a due livelli: da un lato ha permesso di facilitare la comunicazione informale, la collaborazione e la partecipazione all’interno dell’organizzazione, che determina una semplificazione dei processi e un aumento dell’efficienza aziendale. Dall’altro è stata riscontrata una diminuzione del traffico di fonia fissa e mobile, in parte imputabile all’utilizzo maggiore che gli utenti fanno delle applicazioni tipiche della Unified Communication & Collaboration a discapito della telefonia tradizionale.
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